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管理你的能量,而非时间

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摘要: 延长工作时间的做法有问题,因为时间是有限的资源。然而,能量则不同。 能量主要来自四个源头:身体、情…

摘要:

延长工作时间的做法有问题,因为时间是有限的资源。然而,能量则不同。

能量主要来自四个源头:身体、情绪、思维和精神。通过形成特定的习惯,我们可以从这四个源头系统地增加并定时补充能量。

营养不良、缺乏运动、睡眠不足和不充足的休息会降低个人的基础能量水平,削弱他们的情绪管理能力和专注力。

间隔性休息以补充能量可以提高并稳定绩效。休息的质量比长度更重要。

在散步时,大脑并不处于主动思考的状态,这样,原本占主导地位的左脑就让位于右脑,而全局观察和富有想象力的跳跃性思维正是右脑的优势。

最有效的一种习惯是每天晚上确定出第二天最重要的挑战,把它作为次日早晨上班后的首要任务。

史蒂夫•万纳,今年37岁,已婚并育有四个年幼的孩子。他在安永会计师事务所是一位备受尊敬的合伙人。

然而,每日长达12到14个小时的工作让他筋疲力尽。甚至在夜晚也很少有机会与家人共享欢乐时光,这使他深感内疚和不安。他的睡眠不足,没有时间进行运动,饮食也很不规律。万纳的状况在我们中间并不罕见。

我们大多数人都试图通过延长工作时间来应对日趋繁重的任务,这不可避免地会对我们的身体、精神和情绪造成影响。对于公司而言,这将导致员工的工作积极性下降、精力散漫、离职率上升以及医疗成本增加。

在过去的五年中,一个名为Energy Project的公司为众多大型组织提供了咨询和培训服务,并与成千上万的领导者和管理者合作。他们从各大组织的高管口中听到了一个共同的声音:为了在压力之下坚持下去,他们让自己的弦越绷越紧,以至于感到快要崩溃。

延长工作时间的做法有问题,因为时间是有限的资源。然而,能量则不同。

物理学将能量定义为在工作中可以利用的潜在能力。对人类来说,能最主要来自四个源头:身体、情绪、思维和精神。通过形成特定的习惯,我们可以从这四个源头系统地增加并定时补充能量。

这些特定的习惯包括按照严格的时间表进行日常活动,并尽快将这些活动转化为无意识的、自动的行为。

要实现能量的恢复,我们必须认识到耗尽能量的代价是巨大的。只有这样,我们才能在任何情况下都自觉地改正这种行为。

为了更好地管理他的能量,万纳设定了一系列的习惯和行》,这些改变使他的生活焕然一新。

他把睡觉的时间提前了,放弃了让他失眠的饮酒习惯。这样他早上起来会感到精神饱满,更愿意去运动。现在,晨练几乎成为万纳日常生活的一部分。在不到两个月的时间里,他已经减轻了15磅。

他在晨练后会和家人一起吃早餐。尽管万纳的工作时间依然很长,但他总是有规律地恢复和补充自己的能量。他不再将午餐带到办公桌前,早上和下午常常到户外散步。

晚上回家后,他的状态比以前轻松许多,与妻子和孩子相处的时间也更加愉快。

虽然这些只是简单的习惯,但它们可以对整个组织产生巨大的影响。

Energy Project公司在美国银行对一组员工实施了一个能量管理计划,并将他们的表现与对照组进行了比较。在多项财务指标,包括发放的贷款等方面,参与这个计划的员工的表现都优于对照组。

参与者还报告称,他们的客户关系有了显著的改进,工作投入度和个人满意度都有了大幅提升。

本文将详细介绍Energy Project公司在美联银行开展的这项研究,以及他们使用的一些方法,帮助你了解如何增加和定期补充工作能量。

美联银行:高能量创造高绩效

尽管绝大多数大型组织愿意投人大量资金进行技术、知识和职业技能的培训,但很少有组织能意识到帮助员工保持和增加他们的能量同样重要。这些组织往往默认,能量是员工应当自带的。

然而,事实上,如果员工能量充足,他们就能在更短的时间内以更高的投人度和更强的耐力完成更多的工作。我们在美联银行的试验就证实了这一观点。

2006年年初,我们在新泽西州南部的12家美联银行分行中选择了106名员工,为他们提供了由四个模块组成的课程。每个模块都聚焦子能量的四个主要来源,旨在加强这四个方面。

我们每月都会组织20到25人参加这个课程,包括高级领导和初级管理人员。同时,我们还为每位参与者安排了一位同事,在课程间隙提供支持。

我们在这些分行中选出了一部分级别相同但没有参加培训的员工,根据美联银行的关键绩效指标,将他们与接受培训的员工进行绩效比较。为了确立一个可靠的比较基础,我们使用了多种衡量指标,评估的是年度同比变化。

在最初的三个月里,从名为”三大项”(来自三类贷款的收入)的指标来看,接受培训的员工的同比增长率比未参加培训的员工高出13个百分点。

在存款收人方面,接受培训的员工的同比增长率比未参加培训的员工高出20个百分点。尽管每月的具体增长情况有所不同,但在能量管理计划结束后的整整一年中,除个别例外,接受培训的员工的绩效始终领先于未参加培训的员工。

尽管我们承认其他因素也可能影响这些结果,但接受培训的员工始终保持的卓越绩效是显而易见的。

我们还询问了接受培训的员工,这个计划对他们自身有何影响。68%的人报告称,这个计划对他们与委托人和客户的关系产生了积极影响;71%的人表示,这个计划对他们的生产力和绩效产生的积极影响是显著的或重大的。

此外,我们还从安永、索尼、德意志银行、诺基亚、福特和万事达卡等其他大型公司的领导人那里收集到了大量证据,充分证明了这种方法的有效性。

好身体产生高能量

我们的计划首先关注体能。众所周知,营养不良、觖乏运动、睡眠不足和不充足的休总会降低个人的基础能量水平,削弱他们的情绪管理能力和专注力。然而,许多人在现实生活中无法坚持健康的行为,因为他们在生活中的事务太多,使他们无法集中精力。

在参与者开始寻求提升体能的方法之前,我们首先让他们评估自己的能量水平,针对身体、情绪、思维和精神这四个能量源,回答四个问题(参见后附的“你是否正逐步陷入能量危机?”)。

平均来说,参与者在这16个问题中,有8到10个问题的回答是否定的。这意味着他们可能常常不吃早餐,无暇向他入表示赞赏,很难只专注于一件事,或者很少有时间做一些自认为有意义的事情等等。

尽管大多数参与者都知道这些行为的负面影响,但当我们将所有负面影响列出来时,他们仍感到震惊。他们如同受到一记当头棒喝,开始意识到问题的严重性。

这个评估使员工了解他们在能量管理上最缺乏的方面。我们还让参与者填写了一些表格,以更深入地理解运动、饮食和睡眠对其能量水平的影响。然后,我们开始帮助他们建立一些可以增强、恢复和补充体能的习惯。

美联银行的副总裁加里 法罗在计划开始时体重过重,饮食不规律,从不按时做运动,总是工作到深夜,每晚通常只能睡五六个小时。我们接触的许多领导者和管理者都有类似的问题。在计划的实施过程中,法罗开始定期进行心肺功能和力量训练。

他开始规定自己的睡眠时间,使得睡眠时间得以延长。他也改变了自己的饮食习惯,他过去每天只吃两餐,每次都吃得过多,现在他每三小时吃一餐,配上一些小食,每餐的份量都比以前小。这样做是为了帮助他平衡一天中的血糖水平,避免血糖忽高忽低。

在这个过程中,他减掉了50磅的体重,能量水平大大提高。法罗说:“以前,当我需要专心完成一项艰巨的任务时,我会选择早晨来做。但现在我不再需要这样做了,因》我发现下午5点时的我和早上8点时一样精神饱满。”

法罗另一个主要的新习惯是,在一天的工作中,每隔一段时间就离开办公桌休息一会儿。这种休息的方式在生理学上是有依据的。“亚昼夜节律”是一个90到120分钟的周期,期间我们的身体从精力旺盛的状态过渡到生理上的低谷。

在每个周期快结束的时候,身体会渴望进人恢复期,它会发送一些信号,如坐立不安、打哈欠、饥饿和分心,但我们很多人都会忽视这些信号,继续投入工作。结果,到了一天工作结束时,我们的能量储备—剩余的潜力——已经被耗尽。

我们发现,间隔性休息以补充能量可以提高并稳定绩效。休息的质量比长度更重要。

如果你能养成定时放下工作休息的习惯,真正做到工作和休息相结合,那么你可能在很短的时间内(甚至只需要几分钟)就能得到良好的恢复。

休息的方式有很多种,你可以和同事聊聊非工作的事情,可以听一听iPod上的音乐,也可以在办公楼的楼梯间来回走几次。虽然在很多组织的文化中,休息并不被看好,也不符合许多成功人士的观念,但休息的确能带给我们许多好处。

马修:兰是索尼公司在南非的分公司的总经理,他采纳了和法罗相同的一些习惯,包括午后散步20分钟。散步不仅使他在思维和情绪上得到休息,身体上得到锻炼,而且还带来了一些绝妙的创意。

这是因为,在散步时,大脑并不处于主动思考的状态,这样,原本占主导地位的左脑就让位于右脑,而全局观察和富有想象力的跳跃性思维正是右脑的优势。

好情绪提高能量的质量

无论外部压力多大,只要我们能有效控制自己的情绪,就能提升自身能量的质量。为了做到这一点,我们首先需要了解自己在一天的工作中情绪的变化以及这些变化对我们的效率产生的影响。

大部分人会发现,在情绪愉快时,他们的工作效率通常会达到最高。令人惊奇的是,一旦我们离开这种状态,我们的工作效果就可能会大打折扣,或者我们可能无法有效地领导团队。

遗憾的是,如果我们不定期休息,我们在生理上就无法长时间保持积极乐观的情绪。

当我们面临严苛的需求和出乎意料的挑战时,我们容易情绪低落,一天中多次产生“战斗还是逃避”的想法,易怒、不耐烦,一直担忧,觖乏安全感。

这种思维状态会耗尽我们的能量,导致人际关系中的摩擦。这种“战斗还是逃避”的情绪也会使我们无法进行清醒和理智的反思。但一旦高级领导明白哪些类型的事件会引发他们的消极情绪,他们就能更好地控制自己的反应。

有一个简单而有效的习惯可以帮助驱散消极情绪,我们称之为“买时间”。这可以通过深呼吸来实现。缓缓地呼气,持续5到6秒,你会感觉到身心放松和恢复,“战斗还是逃避”的反应也会消失。

西田富士夫,索尼欧洲分公司的总裁,在开始与我们合作时有个习惯,每当遇到难事,他就会点上一支烟—每天至少两到三次,但其余时间他并不吸烟。

我们向他介绍了这种深呼吸的方法,效果显著,西田发现他不再需要香烟来应对压力。我们的结论是,吸烟并不能真正减轻压力,真正起作用的是深呼吸带来的放松。

另一种有效提升积极情绪的习惯是向他人表达赞赏,这对赞赏者和被赞赏者都有好处。表达赞赏的方式有很多,比如写一张便签,发一封电子邮件,打一个电话,或者直接进行面对面的交谈—赞赏的内容越具体,效果就越好。

最后,我们可以试着换一种方式来讲述生活中的事件,从而培养积极的情绪。常常,人们在冲突中会将自己视为受害者,面对问题时怨天尤人。然而,特定情况下发生的事实和我们对这些事实的解读,其实是两回事,理解这一点非常重要。

许多与我们合作的人都惊奇地发现,他们可以选择不同的角度来看待同一事件,而讲述这个事件的方式会对他们的情绪产生重大影响。我们鼓励他们在任何情况下都讲述那些最令人振奋、最鼓舞人心的故事,当然,前提是不否认或粉饰现实。

如果想换一种方式讲述故事,最有效的方式是通过三种新的“透镜”来看待这种情形,而不是以受害者的视角看待世界。

例如,通过反向透镜,他们会问自己:“如果换做冲尖中的另一方,他会怎么说?他在什么情况下会这么说?”通过长焦透镜,他们会思考:“半年后,我会怎么看待这个问题?”通过广角透镜,他们会反思:“不管这个问题的结果如何,我能从中学到什么?

我会有怎样的进步?”每一个透镜都能帮助我们有意识地培养更积极的情绪。

集中思想可以加强能量

许多人认为,当面临一大堆任务时,必须同时着手处理,但实际上,这种做法会降低工作效率。一心多用的代价是高昂的,将注意力从一项任务暂时转移到另一项,例如放下手头的工作去回复电子邮件或打电话,会延长完成主要任务所需的时间,最多会延长25%。这种现象被称为“切换时间”。

相反,如果你能在90到120分钟内集中全部精力去做一件事,然后好好地休息一下,接着再全力投入下一项活动,那么你的效率就会高得多。我们将这种工作时段安排称为“亚昼夜节律的冲刺”。

如果你发现自己难以做到专心致志,那么你可以通过制定习惯来减少科技给生活带来的无情干扰。在我们的能量管理项目中,我们首先为试验者安排了一项练习,迫使他们直面分心所造成的影响。我们让他们在不时被打断的情况下完成一项复杂的任务,结果他们说,这种体验和他们的日常经历差不多。

丹•克卢纳是美联银行的一位副总裁。为了让自己的注意力更加集中,他设计了两套习惯。第套是,每当他需要专注于某项任务时,他就会离开办公桌进人会议室,躲开电话和电子邮件的打扰。现在,他完成一份报告所用的时间只有过去的三分之一。

克卢纳制定的第二套习惯是用在他和分行金融专家会议上,这些专家都向他汇报工作。以前,只要在开会过程中电话铃一响,他就会去接听。结果,原计划一个小时的会议常常要拖上两个小时,而他也很少能集中精力去听任何一位专家的意见。

现在,克卢纳将开会时打来的电话转到了语音信箱,这样他就能专心和面前的人讨论问题,等到会间休息的时候,再去一一回复语音信箱中的留言。前面提到的安永会计师事务所的万纳是个工作积极、干劲十足的人,过去,他总是一听到邮件到达的提示音就赶紧回复,结果一整天下来,他不断被电子邮件打扰。

后来,他为自己制定了一项习惯,每天只查看两次电子邮件—上午10:15查看一次,下午2:30查看一次。以前,他总是被这些邮件弄得手忙脚乱,却仍然无法一一及时回复,而现在,他每次打开收件箱后,花上45分钟时间集中精力进行处理,结果发现一次就可以把所有的邮件全部搞定。

万纳还把他的习惯告诉了那些定期与他通过电子邮件来往的人,让他们有个心理准备。他说:“我告诉他们,如果情况紧急,需要我立即回复,他们可以给我打电话,我随时恭候。”结果,9个月过去了,他还没有接到一个这样的电话。

调动思想能量的另一种方法是系统地专注于能够带来最长远优势的活动。人们对于极具挑战性的工作,往往不是干脆避而远之,就是到了最后关头才匆忙上阵,除非事先特意为它安排好时间。

与我们合作的高管制定了多种习惯来帮助自己集中能量,其中最有效的一种习惯是每天晚上确定出第二天最重要的挑战,把它作为次日早晨上班后的首要任务。

比如以前一到办公室就立刻去回复电子邮件。而以后,尽量把每天上班后的第一个小时用来集中处理最重要的问题,结果会发现,常常是到了上午10点钟的时候,自己这一天好像就已经硕果累累了。

精神追求可以激发能量

当人们的日常工作和活动与他们最为珍视的、能够赋予他们意义感和目的感的东西相一致时,他们的精神能量就会发挥作用。如果他们正在做的工作对他们真的很重要,他们通常就会感到精力充沛、注意力集中,并能够持之以恒地坚持下去。

遗憾的是,高要求、快节奏的职场生活让人们很少有时间去关注这些问题,许多人甚至没意识到,生活意义和目的的追求也是能量的潜在源泉。

然而,如果我们在推行能量管理计划时,一开始就过于关注精神层面,其效果可能微乎其微。只有当参与者在其他几个层面上形成了习惯,并体验到其中的好处后,他们才会明白关注自己更深层次的需求将对工作效率和满意度产生显著的影响。

安永会计师事务所的合伙人乔纳森•安斯帕赫尔从向自己提出一连串问题中获得后发和鼓舞,他发现了对他个人而言最有意义的事情。他告诉我们:“我们应该反思并问问自己,当别人想起我们时会有怎样的印象?你肯定不想让别人认为你是一个工作狂,整天只会工作,让手下的人也同样受罪。

如果我的孩子打电话给我,问我是否能去看他们的乐队演出,我希望回答他们:“当然,我会去的,并且我会坐在第一排。’我不想成为那种父来:走进音乐厅,坐在最后一排,拿着黑莓手机,一来电话就立刻跑出去接听。”

为了从精神层面获取能量,人们需要理清优先事项,并以此为准在三个方面制定习

做自己最擅长和最喜欢的工作;

有意识地为生活中最重要的领域分配时间和精力,认真工作,关心家庭、健康和他人;

在日常行为中奉行自己的核心价值观。

在发掘自己最拿手和最喜欢做的事情时,你要意识到这两者并不一定是完全重合的。

你可能在一项工作中得到许多好评,但并不能从中获得真正的享受。相反,有些事情可能是你特别想做的,但你可能没有相关的天赋。如果你想在这些事上获得成功,就需要付出更多的能量。

为了帮助参与我们项目的人发掘自己的优势,我们要求他们回顾过去几个月的工作经历,至少找出两个让他们感到多产高效、愿意全身心投入、充满灵感和成就感的“得意之处”。

然后,我们让他们分析这些经历,具体找出给予他们如此激励的因素,以及他们在从事这些工作时所发挥的才能。

例如,如果他们认为自己在领导策略方面很擅长,那么是否担任某个创新项目的负责人会是让他们感到最有动力并且最想参与的事情?或者,他们在这个过程中运用的技能是否得心应手?最后,我们让他们制定一种习惯,鼓励他们在工作中多去做那些他们自己既喜欢又擅长的事情。

一个参加项目的高级领导意识到,他最不喜欢做的一件事就是阅读和总结那些详细的销售报告,而他最喜欢做的一件事是通过头脑风暴会议来制定新的战略。

因此,他找到了一位对数字工作非常热衷的直属下属,将整理销售报告的任务交给他,然后每天听他进行简短的口头摘要。同时,他每隔一周安排一个90分钟的战略会议,与他团队中最具创造力的成员展开开放式的讨论。

第二个方面的习惯是将时间和档力投入到对你至关重要的事项中。在这一点上,人们常常存在矛盾:口头上说一回事,实际上做又是另一回事。制定习惯有助于消除这种矛盾。

索尼欧洲分公司的副总裁让•吕克•迪凯纳在认真思考自己的优先事项时意识到,多花些时间陪伴家人对他来说是最重要的,然而忙碌的日程安排经常使他无法抽出时间。因此,他制定了一项习惯,每晚回家后至少有3个小时不工作,全心全意陪伴家人。

他告诉我们说:“我现在或许还不是PlayStation的高手,但我的小儿子告诉我我在进步,他是个好学生。”过去,史蒂夫:万纳走到家内口仍在接听电话,现在他在离家20分钟的地方没定了一个地点,只要到达那里,无论正在与谁通话,他都会挂断电话,关掉手机。

然后,在接下来的路程中,他彻底放松自己,这样当他回到家时,脑海中不再充满工作的事情,他能够更多地亲近妻子和孩子们。

第三个方面的习惯是在日常行内中奉行自己的核心价值观,对许多人来说这是一个挑战。大多数人每天都在忙碌奔波中,很少有时间静下心来问问自己:我们的立场是什么?我们想成为什么样的人?结果是,我们常常任由外界的要求来主导自己的行动。

我并不建议人们给自己的价值观下一个明确的定义,因內大多数定义都是老套的。相反,我们通过一些方法来探索他们的价值观,包括提问一些让他们毫无准备随口回答的问题,例如“你对他人的哪些品质感到最不满意?”当人们描述那些他们无法容忍的行为时,往往会无意中透解出自己的立场。

例如,如果你非常厌恶刻薄吝啬的行为,那么慷慨大方可能是你的主要价值观之一;

如果他人的粗鲁无礼对你造成很大伤害,那么替他人着想可能是你非常重视的价俏观。正如在其他两个方面所做的一样,制定习惯有助于缩小你所向往的价值观和你实际行为之间的差距。

例如,如果你发现替他人着想是值得赞赏的,而你自己在开会时总是迟到,那么你可以制定这样一个习惯——提前5分钟结束你主持的会议,然后有意识地在下一个会议开始前5分钟到达现场。

只要在这三个方面形成良好的习惯,人们在职场内外的生活中就会感受到有序、满足和幸福的感觉。这些感觉本身就是获得充沛能量的源泉,并且能够推动人们坚持其他能量层面上制定的习惯。

如今的组织和员工之间似乎存在一种隐性的合约,双方都试图以更快的速度从对方那里获取更多,然后各自独自前行。然而,我们认为这种行为是损人不利己的。

员工整天被工作缠得无法解脱,越来越疲惫;组织则不得不无奈地接受员工工作积极性降低的现状,并不断聘请和培训新人来填补离职员工的空缺。

最终,个人和组织双方都遭受损失,谁也无法从中获得好处。展望未来,我们希望出现一种对所有方面都有利的新型显性合约,即组织在员工生活的各个层面上进行投资,帮助他们建立和维持自己的价值观。

反过来,个人通过调动全方位的能量,全心全意地投入到每天的工作中。这样,组织和个人的价值都会提升。

请在符合你自己实际情况的描述前打勾。

身体

口 我无法保证每晚至少睡7-8小时,醒来时常常疲劳;

口 我经常不吃早餐,要么就是对付着吃些没什么营养的东西;

口 我运动量不够(充足的运动是指每周至少3次循环系统的训练,1次力量训练);

口 在一天的工作中,我没有定时休息的习惯,因此能量得不到真正的补充;我要么根本不吃午餐,要么经常在办公桌旁吃;

思想

口 我很难集中精力善始善终地做好一件事,总是容易为杂事而分心,特别是被电子邮件干扰。

口 我每天把大量时间用来应付迫在眉睫的危机和需求,而不是专注于具有长远价值、蕴涵巨大优势的活动。

口 我拿不出充足的时间进行内省、战略构想和创造性思维。

口 我晚间和周未都要工作,几乎没有哪个假期可以不需要收发电子邮件。

情绪

口我发现,自己在工作时总是脾气暴躁、缺少耐心、焦虑不安,尤其是碰到棘于任务的时候。

口 我没有足够的时间来陪伴家人和至爱亲朋,就算我在他们身边时,也总是人在心不在。

口 我没有多少时间来从事自己最喜欢的活动。

口 我很少有空对他人表示赞赏,也不会享受成功幸福带来的喜悦。

精神

口 我没有为自己最擅长和最喜爱的工作付出足够的时间。

口 对于某些事情,虽然我嘴上说它们是我生活中最重要的部分,但实际上我为它们分配的时间和精力少之又少。

口 我的工作决策常常受到外部需求的影响,而不是取决于内心强烈而明确的目的性。

口 我没有投入足够的时间和精力,对他人或这个世界施加积极的影响。

你的总体能量如何?打勾的总数:—

分数指南:

0~3分:能量管理技能卓越

4~6分:能量管理技能合理

7~10分:能量管理技能存任严重缺陷

11~16分:完全陷入能量管理危机

你需要在哪些方面加强努力?

每大类中的打勾数量:

身体:—

思想:—

情绪:—

精神:—

类別指南:

0:能量管理技能卓越

1:能量管理技能优秀

2:能量管理技能存在缺陷

3:能量管理技能较差

4:完全陷入能量危机

作者: 博客屋

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